Pünktlich zur Belegphase für das Sommersemester 2015 ging das neue Campus Management-System HISinOne für alle Fakultäten und Einrichtungen an den Start. Doch was steckt hinter der neuen Software und wieso benötigt die Uni Freiburg überhaupt ein neues System?

Mit den Veränderungen der Bologna-Reform haben sich auch die Anforderungen an die Campus Management-Systeme geändert. So unterstützte das alte Campus Management-System LSF weder eine optimierte Nutzung auf mobilen Endgeräten noch die Anmeldung mündlicher Prüfungen zu Einzelterminen. Es kannte keine Modulhandbücher und überließ die Studierenden bei der Planung ihres Studiums größtenteils sich selbst. Durch die Einführung von HISinOne arbeitet die Uni Freiburg als eine der ersten in Deutschland gemeinsam mit fünf anderen Universitäten in Baden-Württemberg an einer Software mit, die allen Maßstäben des modularisierten Studiums gerecht werden soll.

Pilotprojekt an der Technischen Fakultät

Seit 2011 setzt ein Projektteam das Konzept um, das seit dem Wintersemester 2012/2013 in verschiedenen Studiengängen der Technischen Fakultät getestet wird. Die zunächst knapp 40 Studierenden eines Studiengangs wurden in Workshops an die Besonderheiten und Bedienungsvorkehrungen des neuen Systems herangeführt, bevor alle 1.600 Studierenden der Fakultät damit arbeiteten. Im Gegenzug hat das Team viel Feedback und Kritik erhalten, die ihm die Optimierung der Software ermöglichte und eine Basis schaffte, die weitere Entscheidungen vorantrieb.

Durch Feedback zum Ziel

„Wir sind uns bewusst, dass das neue Campus Management-System HISinOne an vielen Stellen noch nicht den Reifegrad erreicht hat, den die Mitglieder der Uni Freiburg seit vielen Jahren gewöhnt sind“, erklärt Dr. Thomas Mann, der als Projektleiter an der Einführung von HISinOne beteiligt ist. Deshalb setzt das Team auf Rückmeldungen der Anwenderinnen und Anwender, um nach und nach eine dauerhafte Alltagsfähigkeit entwickeln zu können.

Die Umsetzung passiert dabei Schritt für Schritt und wird voraussichtlich erst in etwa zwei Jahren abgeschlossen sein. Dass dieser Weg auch von vielen Schwierigkeiten begleitet sein wird, kann für den Mitarbeiter des Rechenzentrums bei Projekten dieser Größenordnung leider nicht ausgeschlossen werden: „Ohne Pioniere wird es keinen Fortschritt geben.“

Beim Belegen hilft ein Modulhandbuch

Die Bedienung des neuen Systems soll die Studierenden bei der Planung ihres Studiums unterstützen und ihnen einen besseren Überblick über ihren eigenen Fortschritt gewähren. Bei der Belegung verschafft nun ein Studienplaner Klarheit über die einzelnen Module der Prüfungsordnung. Unter der Menüfunktion „Mein Studium“ kann fortan ein „Modulbaum“ für das gewünschte Fach geöffnet werden, anhand dessen dann die Belegung erfolgt. Gleichzeitig sehen die Studierenden hier direkt, welche Prüfungen sie bereits abgelegt haben und welche Veranstaltungen noch ausstehen.

Dezentrale Verantwortung führt zu unterschiedlichen Zeitplänen

Das Universitätsrechenzentrum betreut das zentrale System und stellenweise auch direkt die Anwender und Anwenderinnen. Die Verantwortung für die Inhalte liegt bei den Fakultäten und Einrichtungen. Die Einführung des neuen Systems erforderte zahlreiche dezentrale Vorbereitungsarbeiten, die teilweise dazu genutzt wurden, Dinge neu zu strukturieren.

Bedingt durch die unterschiedlichen Herangehensweisen und die benötigten Ressourcen waren nicht alle Strukturen zum vorgesehenen Freischaltungstermin des Vorlesungsverzeichnisses bereit. Die Information der Studierenden erfolgt deshalb bewusst dezentral durch die Fakultäten und Einrichtungen, um die lokalen Besonderheiten zu berücksichtigen. Dass es hier teilweise zu Unklarheiten bei der Suche nach Veranstaltungen kam, war in dieser Phase aus Sicht des Projektteams nahezu unvermeidbar.

Prüfungsleistungen werden noch in LSF angemeldet

Zur Anmeldung von Prüfungsleistungen müssen die Studierenden, bei denen die Prüfungsverwaltung noch nicht auf HISinOne umgestellt wurde, vorerst noch auf das alte Campus Management-LSF zurückgreifen, da die einzelnen Prüfungsordnungen nur schrittweise umgesetzt werden können. Welche Fakultäten bereits umgestellt wurden, erläutert eine Liste im HISinOne-Wiki. Generell arbeitet das Projektteam mit größter Vorsicht: „Die Umstellung kann nur stattfinden, wenn die Software auch wirklich gut genug ist“, begründet Elena Sazina, Mitglied des Projektbüros, den langsamen Fortgang. Dabei ist die Einführung des Belegverfahrens für die gesamte Uni der bisher größte Schritt gewesen.

Workshops, Wiki und Newsletter unterstützen die Studierenden

Das Team schult die Fakultäts- und Fachvertreterinnen und -vertreter, die Fakultäten und die Fächer informieren wiederum ihre Studierenden über die Umstellung. Unklarheiten oder Neuerungen bei der Bedienung von HISinOne will das Team künftig auch in einem Newsletter und weiteren Workshops klären. Ebenso besteht für Studierende und Mitarbeiter die Möglichkeit, sich in einem Wiki über Nutzung und Anwendung der Software zu informieren.

Wer darüber hinaus noch Fragen hat, kann sich jederzeit an das Projektbüro wenden, das Anregungen und Kritik sammelt, um Verbesserungen mit dem Softwareanbieter zu erarbeiten. Für die Zukunft von HISinOne ist Dr. Thomas Mann optimistisch: „Trotz aller Schwierigkeiten und den verschiedenen Problemen, wie zum Beispiel der stellenweise langen Ladezeit, ist uns bisher keine Prüfungsleistung und keine Veranstaltung verloren gegangen. Die gewohnten Abläufe in den Altsystemen sind das Ergebnis einer mehr als 15 Jahre dauernden Optimierung. Bei HISinOne wird dieser Prozess sehr viel schneller ablaufen.“

Info

Die Webseite von HISinOne: hisinone.uni-freiburg.de

Das Wiki von HISinOne: wiki.uni-freiburg.de

Zum Login: campus.uni-freiburg.de

Foto: SC

Veröffentlicht am 26. März 2015